Como organizar efetivamente o espaço de trabalho

Alexandra Savina

A maior parte do dia em que passamos no trabalho, seja escritório ou escritório em casa. No entanto, muitas vezes sacrificamos nosso próprio conforto e raramente pensamos em como o espaço ao nosso redor nos afeta. Se lhe parece que você não tem tempo e está atolado em um monte de deveres, é possível que o assunto esteja em uma pilha de papéis desmontados sobre a mesa onde é impossível encontrar qualquer coisa. Compartilhamos dicas que ajudarão você a organizar melhor seu local de trabalho para trabalhar de maneira mais produtiva.

Livre-se do excesso

Antes de começar a reorganizar o local de trabalho, você precisa jogar fora todos os desnecessários. Mesmo se você trabalhar de forma mais produtiva em uma mesa suja, se livrar do que não traz nenhum bem não vai doer. Isso se aplica a tudo: papéis de trabalho, papel de carta e qualquer outra coisa - tente fazer o mínimo necessário. Jogue fora a sangue frio o que não o ajuda em seu trabalho: algumas coisas memoráveis ​​e uma foto favorita em um quadro não interferirão, mas se forem muito maiores, podem levar uma parte séria da superfície de trabalho.

A limpeza da primavera a cada poucos meses e mantê-lo limpo regularmente. Escolha a programação mais conveniente para você (por exemplo, 15 minutos no final de cada dia útil ou uma hora na sexta-feira) e cumpra-a - será mais fácil manter a ordem e os documentos e documentos não serão acumulados na tabela. E para se livrar de desnecessário era mais fácil, sempre mantenha uma lixeira ao lado da mesa. Além disso, no final do dia, é útil limpar a mesa com um pano antibacteriano.

Lidar com documentos e documentos

Sejamos honestos: papel - a principal fonte de lixo na área de trabalho. E, embora trabalhemos com eles cada vez menos, não há tantas empresas que mudaram completamente para a gestão de documentos eletrônicos como poderia ter sido. A fim de lidar com o fluxo foi mais fácil, na mesa você pode ter duas bandejas ou duas pastas - dependendo do número de documentos que você tem que lidar. No primeiro, você precisa adicionar tudo novo: aplicativos para assinatura, letras não abertas e afins. No segundo, você precisa enviar os papéis que você olhou e que precisam ser tratados mais tarde - para que nada fique sem atenção.

Para artigos com os quais você não precisa lidar agora, mas que ainda precisa carregar com você, é melhor ter um determinado sistema de armazenamento. Não precisa ser uma pasta familiar: se você não tem muito espaço na mesa, pode tentar pendurar bandejas especiais (por exemplo, para armazenar jornais) na parede. Pequenas notas, notas e lembretes em vez de um quadro de cortiça chato podem ser pendurados em uma grade especial. Documentos especialmente importantes podem ser digitalizados e armazenados em uma cópia do computador.

Considere o sistema de atalhos e lixo - talvez seja o suficiente para você simplesmente assinar pastas, ou talvez seja útil marcá-las com cores para encontrar o que você precisa mais rapidamente. Ao dobrar os papéis, pergunte a si mesmo se você realmente precisa deles e se os contatará no futuro - a maior parte do que armazenamos “apenas no caso” nós nunca usamos. Tente não iniciar a pasta "Outros" ou "Diversos" - o mais provável é que, com o tempo, você esqueça o que exatamente está lá.

Tente introduzir o princípio "Papel - ação". Não deixe os documentos e as anotações repousarem sobre a mesa, considere-os como uma ação que você precisa executar: por exemplo, o cartão de visita no qual o número de telefone está escrito é uma ocasião para fazer um novo contato no smartphone ou anotar no diário que você precisa de alguém para ligar

Use caixas e outras ferramentas de armazenamento.

Depois de lidar com os papéis, preste atenção a outros itens em sua área de trabalho. Com qualquer amor que você escolher papelaria, é melhor não mantê-los o tempo todo na mesa, e obter conforme necessário - então haverá mais espaço e menos poeira. Para pequenas coisas, você pode, por exemplo, usar porta-copos de ovos. Em uma caixa separada ou recipiente vale a pena colocar o que você não usa com muita freqüência: por exemplo, um acidente vascular cerebral, uma calculadora ou uma fita adesiva.

Caixas, pastas e contêineres de armazenamento são baratos (eles podem ser encontrados no mesmo IKEA), mas ajudarão a usar o espaço de trabalho com muito mais eficiência - tanto no escritório quanto em casa. Escolha duradouros que durem por muito tempo - e não se esqueça de pensar sobre o sistema de rótulos e lixo, como é o caso dos papéis.

Mantenha os fios em ordem

Para deixar a área de trabalho com uma aparência mais limpa, é necessário ocultar os fios e os cabos de extensão: você pode comprar um contêiner especial ou tentar produzi-lo sozinho em uma caixa de sapatos. Se não houver muito espaço e não houver lugar para esconder os fios, você deve pelo menos amarrá-los gentilmente para que eles não interfiram e não fiquem confusos.

Ordenar arquivos no computador

Outro ponto importante na organização do espaço de trabalho é a classificação de arquivos no computador. Se você ainda não fez isso, reserve uma ou duas horas para organizar os documentos de uma nova maneira: é assustador assumir, mas depois agradecerá a si mesmo. Assim como no caso dos jornais comuns, a sistematização e os rótulos que são convenientes para você são de grande ajuda. Se você costuma trabalhar com versões diferentes do mesmo documento, é útil considerar um sistema de nomes que seja compreensível para todos os funcionários que trabalham na tarefa. Além disso, o nome de cada nova versão, você pode adicionar a data e, se necessário, o tempo - será tão fácil de entender quando as últimas alterações foram feitas, e comparar as versões.

Pastas que você não precisa agora, mas serão úteis no futuro, você pode arquivar - assim será mais fácil de navegar. Uma cópia dos documentos mais valiosos deve ser armazenada no serviço de nuvem - apenas no caso.

Organize espaço de armazenamento extra.

Esse conselho é necessário principalmente para quem trabalha em casa, e não apenas com documentos, mas também com materiais mais volumosos: se você deixar papéis na mesa para o final de semana no escritório, não é tão assustador, então você quer que o espaço seja o mais limpo possível. Nem todo mundo tem um escritório separado ou uma grande área de trabalho, mas neste caso existe uma saída. Você pode adicionar prateleiras penduradas acima da mesa ou arrumá-las por baixo.

Divida o local de trabalho em zonas

Esta é uma técnica útil que o ajudará a lidar de maneira mais eficaz com diversas tarefas: ocupar um lugar para trabalhar em um computador e uma área separada para tarefas que podem ser resolvidas sem ele - com documentos impressos ou, por exemplo, brainstorming com um caderno na mão. Mesmo se você tiver uma mesa pequena, ainda pode dividir o espaço: basta, por exemplo, passar para o outro lado ou sentar-se em um sofá comum.

Se você trabalha em casa, é muito importante alocar um espaço separado para o trabalho (mesmo que seja parte de uma mesa de cozinha ou de uma pequena mesa dobrável). Isto é essencialmente necessário para separar trabalho e vida pessoal (trabalhar em casa pode ser difícil mudar de um modo para outro), mas pode ser útil de um ponto de vista mais prático. Por exemplo, é útil ter um computador de trabalho separado para o qual as crianças não irão se aproximar e que não quebrará no momento mais inadequado.

Mantenha as coisas à mão

Nós pensamos que você está aplicando este princípio de qualquer maneira, mas será útil dizê-lo novamente. Ao configurar um escritório em casa, organizando o espaço e determinando onde esta ou aquela coisa ficará, inicie principalmente a partir de como o fluxo de trabalho é estruturado. As coisas mais necessárias devem estar sempre à mão, caso contrário, guie-se pela maneira como você usa objetos - por exemplo, mantenha o papel perto da impressora e adesivos - perto da área onde você costuma trabalhar com documentos ou leia os livros necessários para o trabalho.

Cuide das coisas que fazem você se sentir melhor.

Pensando sobre o espaço de trabalho, não se esqueça do conforto - também em pequenas coisas. É muito importante escolher uma cadeira confortável para que não haja dor nas costas e no pescoço, para cuidar de iluminação suficiente (se estiver escuro no escritório, comprar uma lâmpada de mesa) e outras coisas que possam melhorar o trabalho de escritório - por exemplo, um travesseiro sob o pulso. ajuda a prevenir o aparecimento da síndrome do túnel, ou apoio para os pés, que alivia a carga nas costas e no pescoço.

Não coma na sua mesa

Embora este conselho não se relacione com a organização do espaço, mas com a organização do processo de trabalho, e parece óbvio, eles ainda são muitas vezes negligenciados - mas em vão. Ao comer em sua mesa, você pode comer mais involuntariamente (quando estamos ocupados, não prestamos atenção ao quanto comemos, mesmo que não tenhamos fome, e muitas vezes não escolhemos os lanches mais úteis). Além disso, uma pausa para o almoço (embora pequena) ajudará a desviar a atenção dos negócios e retornará a eles com novas forças.

Se lanches em sua mesa não puderem ser evitados, escolha alimentos que não desmoronem, derramem ou manchem (sacudir migalhas do teclado ou derramar sopa em um laptop funcionando é uma perspectiva triste), tentar ser cuidadoso e não perturbar os outros (um forte cheiro de comida pode ser desagradável para os colegas), limpe-se e limpe a mesa depois do jantar.

Fotos: CB2, Blu Dot, IKEA, Loja de Design do MoMA