Último surto: Como lidar rapidamente com assuntos de trabalho
alexander savina
Até o final da semana (e até o final do ano também) nosso único desejo é lidar rapidamente com o trabalho e finalmente começar a descansar. Há uma enorme variedade de livros e manuais sobre gerenciamento de tempo - encontrar o que mais lhe convier não é difícil. Para aqueles que ainda não estão preparados para mergulhar seriamente no assunto, reunimos algumas dicas e truques que ajudarão a lidar com os assuntos de trabalho mais rapidamente e a torná-lo mais produtivo.
Não busque multitarefa
O conselho simples que poucos realmente seguem: para lidar com uma tarefa rápida e bem, é melhor fazê-lo sozinho e, se possível, eliminar todas as distrações. Nem todo mundo é capaz de se concentrar igualmente em várias coisas ao mesmo tempo, especialmente se cada uma delas requer imersão e atenção - por causa disso, a qualidade do trabalho é prejudicada.
Trabalhe salas de bate-papo, mensageiros instantâneos, e-mail - tudo isso é muito perturbador. Pense em como você pode se livrar de distrações - por exemplo, não responda imediatamente, assim que uma notificação sobre uma nova mensagem aparecer, registre tarefas de terceiros que surgirem durante o trabalho para resolvê-las mais tarde ou agrupe tarefas semelhantes e reserve tempo durante o dia para resolver eles. O último permitirá menos distração - você não precisará reconstruir de um tipo de tarefa para outro. Para seguir este princípio, disciplina e resistência séria serão necessárias - mas o resultado não demorará muito.
Planeje seu dia de trabalho
A lista de tarefas é uma técnica simples que torna o trabalho muito mais fácil: você pode estimar a quantidade real de tarefas e definir prazos realistas para elas serem concluídas. Não importa o quanto você gostaria de acreditar no contrário, mas todas as tarefas têm diferentes graus de importância - então, ao planejar seu trabalho, estabeleça prioridades. Considere a que hora do dia você é mais produtivo e tente resolver as tarefas mais importantes e difíceis no momento. Por exemplo, muitas pessoas estão mais acostumadas a começar o dia checando seu correio de trabalho, mas nem sempre é a melhor solução - se você é mais ativo pela manhã, antes de se cansar e perder a atenção, é melhor deixar esse tempo para as tarefas mais difíceis ou criativas que exigem concentração.
As reuniões costumam quebrar um dia - por exemplo, se forem realizadas algumas horas após o início do dia de trabalho, para o qual você não tem tempo para concluir pelo menos uma tarefa. Ao planejar seu tempo, pense se você tem tempo para fazer algo antes e depois das reuniões ou entre elas - talvez seja mais fácil adiar a reunião pela manhã? Além disso, o trabalho é imprevisível e você pode ter tarefas imprevistas a qualquer momento. Portanto, é melhor que o plano para o dia não fosse muito denso e houvesse tempo suficiente para surpresas - conte com 5 a 6 horas de trabalho contínuo.
Estabeleça prazos - e aperte-os
Uma das razões pelas quais não podemos lidar com a tarefa mais rapidamente - a falta de um prazo claro: o trabalho muitas vezes leva o tempo todo alocado para isso. Os prazos para tarefas difíceis são especialmente importantes: muitas vezes encurtamos e elaboramos trabalhos numa tarefa difícil, porque nos parece imenso - um prazo claro ajuda a torná-lo mais compreensível.
Para começar, tente reduzir o trabalho em uma tarefa para a qual você costuma passar várias horas, por meia hora - talvez você mesmo não perceba como lidar com tudo mais rápido do que o normal. É verdade, vale a pena ter cuidado aqui - estabeleça prazos realistas (não tente fazer todo o trabalho do dia em duas horas) e não se entregue se não conseguir administrar a tarefa no tempo previsto: você não trabalha em constante stress e sem pânico.
Gaste menos tempo com tarefas sem importância.
Nem todas as tarefas de trabalho são igualmente importantes - por isso, não vale a pena gastar o mesmo tempo nelas. Simon Reynolds, um mentor de negócios, aconselha deixar dez minutos ou até menos para pequenas tarefas: na maioria das vezes eles não exigem um desempenho perfeito, então você pode doá-los para realizar tarefas mais importantes. De acordo com Reynolds, pode-se economizar até 90 minutos por dia - o principal é tentar reduzir o tempo para as tarefas propositadamente várias vezes ao dia. Além disso, uma das melhores maneiras de entrar no ritmo no início do dia de trabalho é realizar um pequeno (isso é importante!) E não a tarefa mais difícil. Isso é comparável ao treino matinal: você se sentirá melhor e poderá fazer outras coisas.
Outra técnica útil - tente gastar tomando decisões apenas um minuto. Muitas vezes passamos muito tempo pensando nisso, mas nem sempre as decisões tomadas são melhores. Se você perceber que muitas vezes conhece a decisão certa, mas reserve um tempo, tente estabelecer um prazo de 60 segundos.
Escolha um esquema de gerenciamento de tempo adequado.
Existem muitas técnicas para ajudá-lo a se tornar mais produtivo e construir melhor o seu dia - o principal é encontrar o seu próprio. Uma das mais comuns é a "técnica do tomate" (seu criador usava um temporizador na forma de um tomate). Baseia-se numa lógica simples: precisamos de tempo para nos envolvermos no trabalho e executá-lo com eficácia, e tempo para descansar. "Técnica de tomate" implica que você divide seu trabalho em blocos - "tomates".
Você precisa definir um temporizador por 25 minutos (este é um "tomate"), durante o qual você só estará envolvido no trabalho, sem se distrair com qualquer outra coisa. Depois que o temporizador tocar, faça uma pausa de cinco minutos e inicie um novo bloco. Após três ou quatro bloqueios de 25 minutos, faça uma pausa mais longa e descanse por 15 a 30 minutos.
Você não precisa aderir estritamente a esses números: os intervalos de tempo podem ser qualquer um, o principal não é muito curto - caso contrário, você não terá tempo para fazer uma certa quantidade de trabalho sem se distrair. Essa técnica é muito eficaz: por um período de tempo em que você não faz nada além de trabalhar, pode pegar muito mais. Além disso, nos "tomates" você pode medir quanto tempo gasta em uma determinada tarefa - e é melhor planejar seu tempo.
Pense no que você pode recusar
É importante avaliar de forma adequada e rigorosa a quantidade de seu trabalho - então, será mais rápido. O técnico Mark McCartney aconselha, a sangue frio, a descartar todas as coisas desnecessárias: avaliar quais de suas tarefas são as mais importantes e importantes, e quais você pode deixar em segurança (bem, ou tentar delegar). De acordo com McCartney, muitas vezes concordamos em fazer algo na máquina, sem pensar em por que essa tarefa é importante e se ela é realmente tão importante.
Abordagem crítica ajuda a tornar sua vida mais fácil e prioritária. Na prática, essa recomendação está voltada principalmente para e-mails - pense em como você pode otimizar o processo (por exemplo, usar modelos ou respostas automáticas para e-mails que não exigem uma resposta ponderada) e se vale a pena responder a todas as mensagens.
Faça pausas
Você já sabe disso: uma pessoa cansada simplesmente não pode trabalhar de forma eficaz. Muitas vezes, para fazer mais, nos esforçamos para trabalhar mais e sem pausas, embora valha a pena fazer exatamente o oposto. Qualquer pessoa que abandonou o hábito de dormir por algumas horas por dia sabe que, se você dormir o suficiente e tiver um bom descanso do trabalho à noite, ficará muito mais produtivo e poderá fazer muito mais do que se fosse trabalhar meio dormindo. Além disso, faça uma pausa o máximo possível. Ao mesmo tempo (e você também sabe disso), o intervalo deve ser de alta qualidade: você não deve ficar no smartphone nem começar a folhear o Facebook - é melhor se afastar do computador por algum tempo e distrair o fluxo de informações.
Seja honesto consigo mesmo
Talvez o conselho mais importante: só você pode entender exatamente o que está atrapalhando sua produtividade. Muitas vezes temos menos tempo por causa de hábitos estabelecidos - e aqui devemos admitir honestamente que vale a pena mudar. Quando você vem trabalhar, você passa vinte minutos se envolvendo no processo? Você gosta de beber café com um colega depois do almoço? Constantemente alternando entre as tarefas e não consegue se concentrar em uma coisa? Stick para mensageiros? Você sabe o que fazer.