Lista de verificação: 8 sinais de que você não sabe como alocar tempo

alexander savina

Parece avaliar a eficácia das habilidades de gerenciamento de tempo muito simples: se você tiver tempo para fazer todo o trabalho dentro do período especificado ou for capaz de acelerar em uma situação crítica e executar as tarefas o mais rápido possível, então tudo está em ordem. Mas às vezes os problemas com a alocação do tempo não são tão óbvios - por exemplo, se você tem tempo para tudo, mas de vez em quando você sente que está agindo no limite de possibilidades. Entendemos como entender isso - e o que fazer sobre isso.

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Você não pode estimar quanto tempo sua ação levará.

Se você perceber que está muito atrasado por cinco a dez minutos (para trabalhar, para encontrar amigos e onde estiver), talvez o problema seja que você não entende por quanto tempo tem tarefas diferentes. Isso acontece - você parece ter certeza de que o assunto é simples, e apenas no final você percebe que precisaria de dez minutos adicionais.

A boa notícia é que você pode lidar com isso: se você perceber uma propensão para planejar tudo ao mesmo tempo, basta colocar em cada caso o dobro do tempo - ou pelo menos aqueles quinze minutos adicionais. Muitas pessoas usam essa técnica ao planejar seu dia de trabalho: lembre-se de que uma força imprevista pode sempre ser inserida em uma lista harmoniosa de tarefas.

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Você não tem um plano claro para o dia.

Uma lista de tarefas é uma das ferramentas de gerenciamento de tempo mais fáceis e eficazes: graças a ela, você pode entender facilmente quanto tempo você gastou em tarefas e onde o sistema trava. Tudo isso, é claro, não significa que você tenha que contar com o dia até o minuto - mas pelo menos para entender a lista de perguntas e pensar sobre o que e em que sequência você estará envolvido é sempre útil.

Muitos no trabalho e fora dele são dificultados pela sensação de que há muitos problemas e não está claro qual deles tomar em primeiro lugar. O diário ou plano de negócios resolverá esse problema e adicionará detalhes específicos do dia: a lista de itens assusta muito menos do que o caos em minha mente.

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Você tem medo de delegar

"Se você quer fazer algo bem, faça você mesmo" - uma idéia popular, mas não a mais produtiva: há sempre o risco de coletar tantas coisas que você simplesmente não consegue lidar com elas. Se você está acostumado a acompanhar o processo do começo ao fim e não está pronto para deixar o controle, mas isso começa a interferir na produtividade, considere se é hora de delegar parte das tarefas para outra pessoa.

E se você deixar de lado as questões de trabalho, você ainda não está pronto, então é bem possível confiar a limpeza a outra pessoa e, em vez de cozinhar depois de um dia agitado, pedir comida em casa. O tempo livre pode ser gasto em descanso - para ser mais produtivo no dia seguinte.

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Você não prioriza

Para otimizar o tempo, não é suficiente entender o que você precisa fazer em um dia. Você também precisa avaliar o que é importante fazer agora e o que pode esperar. "Muitas vezes nós adiamos tarefas importantes, aquelas que nos pressionam - por causa do esforço mental que temos que colocar para nos concentrarmos nelas", disse a treinadora Kimberly Medlock.

É mais fácil responder a uma dúzia de cartas, embora não exijam uma reação urgente, do que pegar um relatório grande e importante que precisa ser apresentado o mais rápido possível - embora seja mais produtivo prestar atenção ao segundo. Se este for o seu caso - tente reconsiderar as prioridades: não importa o quão difícil seja assumir a maior parte do trabalho, você certamente será grato a si mesmo por tê-lo feito.

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Você está tentando fazer dez coisas ao mesmo tempo.

Nem todos os especialistas consideram a multitarefa como uma boa ideia. E se é fácil lidar com dois casos mecânicos (por exemplo, ouvir um podcast e simultaneamente), duas ações que exigem atenção contínua (por exemplo, assistir a uma série de TV e tentar responder ao e-mail ao mesmo tempo) são mais difíceis de combinar - provavelmente você mudar de uma tarefa para outra.

Ao contrário do que a lógica determina, você provavelmente lidará mais rapidamente com o caso se prestar atenção apenas a ele. Você pode experimentar a famosa "técnica do tomate": inicie um cronômetro por vinte e cinco minutos e não se distraia com nada nesse momento - quando o tempo acabar, você pode fazer uma pausa de cinco minutos.

Você pode tentar métodos menos rigorosos - por exemplo, alocar um tempo específico para uma tarefa específica (o prazo faz você trabalhar mais rápido - o principal é não sobrecarregar) ou apenas tentar minimizar os estímulos externos. Comece com um email: em vez de se apressar para verificar uma vez a cada meia hora, reserve alguns minutos duas ou três vezes por dia.

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Você não está relaxando

Após os anos de estudante, muitos enfrentarão uma difícil descoberta: não durma a noite toda e, como se nada tivesse acontecido, eles não podem fazer negócios. Você mesmo provavelmente percebeu que nos dias em que não dormia ou ficava muito cansado, você se distrai com mais frequência e o trabalho é muito mais lento do que poderia.

Nesses casos, há sempre o risco de cair em uma rotina perigosa quando você percebe que fez muito pouco durante o dia e terminou as coisas tarde da noite - para que não durma o suficiente no dia seguinte e trabalhe menos do que poderia. Se você se surpreender com isso, saiba que o melhor ajudante de produtividade é um bom sonho (não se esqueça da sua higiene!).

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Você não sabe dizer não

Muitas tarefas são simplesmente impossíveis de realizar: tentando fazer tudo de uma vez, em um certo estágio, você pode ter que sacrificar a qualidade ou os termos. Há sempre aqueles ao seu redor que estão pedindo por um favor ou serviço, parece-lhe que não há nada errado com uma pequena empresa - até que você perceba que várias solicitações interferem com a sua, muito mais importante para você.

É tão fácil superestimar quantas tarefas você é capaz de assumir, como também cometer um erro com o tempo que é necessário para elas - e tudo isso, por sua vez, pode levar ao esgotamento. É por isso que é tão importante aprender a dizer "não" a tempo: é melhor recusar imediatamente fazer algo do que preencher os prazos, fazer tudo mal ou simplesmente ficar exausto.

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Você está tentando refazer seu ritmo

O conselho mais freqüente que pode ser ouvido quando se trata de produtividade é: “Acorde cedo e faça mais pela manhã” - isso é o que Anna Wintour, Tim Cook e Richard Branson supostamente fazem. Talvez inspirado pelo seu exemplo, você acorda às cinco da manhã para praticar, para se encontrar com sua namorada no café da manhã e estar na mesa do escritório às nove - mas em vez de alegria e disposição para rapidamente terminar, você se sente sobrecarregado e cansado.

Infelizmente, não há receita universal para produtividade. É possível que seja mais fácil treinar e encontrar-se com amigos não de manhã cedo, mas à noite depois do trabalho - e o pico de sua produtividade não é às nove da manhã, mas às três da tarde, depois de um intervalo para o almoço. Em vez de tentar se tornar uma brincadeira, ouça o corpo - assim você se sentirá muito melhor.

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